Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Инструкция по написанию служебной записки Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника.

Служебная записка от работника: цели и образец

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании. За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком или званием, грамотой.

Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом. Служебная записка на премиюВ законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации. Форма объяснительной записки Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере.

Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. Согласно ТК РФ ст. Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т. Особенности деловой корреспонденции Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки.

В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг за исключением профессионального , угрозы и тп. Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов: указание того, кто составил документ; отметка об адресате; краткое изложение сути документа; подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Что это такое, и в каких случаях используется? Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали — от работника к руководителю. Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании.

Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте — это служебная информация общего вида.

Цели написания могут быть следующими: Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность.

В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий — следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы. Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска.

Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры. Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно — это сказывается на общих показателях.

Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы. Виды служебных записок Существует разделение на несколько больших групп.

Они делятся: на информативные — данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции; отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены; инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений. Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно: внутренняя, адресована руководству.

Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде; внешняя — любому лицу, что находится за пределами организации.

Зачастую — это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами. А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т.

Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение — докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид: получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.

Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия; суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела — показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца; подробное описание.

Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету; нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами; если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения; предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия; в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Скачать образец докладной о нарушении трудовой дисциплины Скачать образец докладной о прогуле Стоит ли ждать реакции? В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме.

Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название — резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции.

В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

При этом данный документ широко используется в деловой практике.

Деловой ликбез

Период проведения акции: октябрь-ноябрь г. Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот. Служебная записка от работника: цели и образец С какой целью она составляется? СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время: уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником. То есть, не бездействовал. Виды служебных записок Рассмотрим основные виды служебных писем: о запросе информации; о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей. Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма. Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки

Оформление служебной записки в электронном виде Необходимость в написании служебной записки Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации. Служебная записка призвана выполнять следующие цели: Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству. В ситуациях, когда специалист не в состоянии самостоятельно справиться с возникшей непредвиденной ситуацией и с помощью служебной записки выносит ее на разрешение иными специалистами, он этим действием снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение проблемного вопроса. Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи. Оформление служебной записки Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются. Среди них можно отметить: В правом верхнем углу документа в обязательном порядке указывается адресат служебной записки. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка. Под этими данными прописывается номер и название документа.

Служебная записка — пример написания

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота. Как правильно написать служебную записку: нормативная база На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

Полезное видео:

Как оформить служебную записку на имя декана факультета гуманитарных наук

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании. За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

Как написать служебную записку - пример и образец написания.

Цели и применение служебной записки [ads-pc-3] [ads-mob-3] Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации. Составитель такой записки с ее помощью может: уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо; согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ; внести свои предложения; попросить помощи в решении некоторых вопросов. Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия. Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом и тем более — руководством , иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника. С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы. Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого. Если такое требование будет проигнорировано — факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов в данном случае — инструмента. Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации — свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки. Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями.

Как составить служебную записку

Деловой ликбез Ричард Кох Хотя мы изучали правила дисконтирования потоков наличности, теорию опционов, стратегический анализ и иерархию потребностей Маслоу, никто не учил нас читать или писать, говорить или слушать. Предполагается, что толковые мастера курса административного управления МВА и менеджеры ведь это так просто должны обладать этими навыками: было бы унизительно вернуться в школу, чтобы еще раз учиться писать. Но, тем не менее, огромный опыт ежедневного общения с верхами бизнеса показывает, что руководители слишком плохо пишут и представляют информацию, и мало кто из них умеет хорошо слушать собеседника или читать. Это удивляет, если учесть, что руководство только тем и занимается в течение всего дня, что читает или пишет, говорит или слушает. Иногда это действительно умные менеджеры. Но зачастую обнаруживается только эгоистичное желание показать, какие мы деловые и толковые. Хотя большинство из нас так читать не умеют. Настоящие проблемы возникают, когда кто-то из нашей группы приносит нам на рассмотрение проект документа. Мы можем думать, что оцениваем проект и его автора.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Юридическая помощь Как писать записки служебные Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить. Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером. Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме. Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции. Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз. Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру: данные о составителе и получателе документа; краткое изложение сути вопроса; подпись исполнителя и дата обращения.

Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности.

Помещено в тему: Информационно-справочные документы Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое. Как правило, служебная записка — это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно. Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения. Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить.